Hinweisgeberkanal

1. Wofür ist die Meldestelle da?

Die Wolkenfreie Zeit UG (haftungsbeschränkt) hat gemäß § 12 Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) eine interne Meldestelle eingerichtet. Sie ist eine geschützte Anlaufstelle, über die Sie Hinweise auf Verstöße, Missstände oder strafbares Verhalten in unserem Unternehmen oder in unserem unmittelbaren Tätigkeitsumfeld melden können — ohne Nachteile befürchten zu müssen.

Als Träger der Eingliederungshilfe, Schulbegleitung, Kita-Assistenz und Diabetesassistenz tragen wir Verantwortung gegenüber Kindern, Familien, Beschäftigten und Sozialleistungsträgern. Die Meldestelle hilft uns dabei, frühzeitig auf Probleme aufmerksam zu werden und sie verlässlich aufzuklären. Sie ergänzt — ersetzt aber nicht — den direkten Weg über Vorgesetzte, Personalabteilung oder Geschäftsführung.

2. Was kann gemeldet werden?

Gemeldet werden können Hinweise auf konkrete Verstöße, die in den sachlichen Anwendungsbereich des HinSchG (§ 2 HinSchG) fallen — insbesondere:

Allgemein nach § 2 HinSchG

• Straftaten jeder Art (z. B. Betrug, Untreue, Bestechung, Körperverletzung, Urkundenfälschung).
• Bußgeldbewehrte Verstöße, soweit die Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib, Gesundheit oder von Arbeitnehmerrechten dient.
• Verstöße gegen Bundes- und Landesrecht sowie EU-Recht in den im HinSchG genannten Bereichen, u. a. Datenschutz, Geldwäsche, Produkt- und Verkehrssicherheit, Vergaberecht, Verbraucherschutz, Steuerrecht.

Besonders relevant für unser Tätigkeitsfeld

• Kindeswohlgefährdung — Anhaltspunkte für körperliche, seelische oder sexualisierte Gewalt, Vernachlässigung oder Grenzverletzungen gegenüber begleiteten Kindern.
• Verstöße gegen pädagogische, pflegerische oder medizinische Standards — z. B. unsachgemäße Diabetesassistenz, falsche Insulingabe, unzureichende Dokumentation, fehlende fachliche Qualifikation.
• Datenschutzverstöße — unerlaubte Weitergabe von Gesundheits-, Sozial- oder Familiendaten, fehlende Verschlüsselung sensibler Daten, unbefugte Einsicht in Akten.
• Abrechnungsbetrug gegenüber Jugendamt, Sozialamt, Krankenkasse oder Pflegekasse — z. B. nicht erbrachte Leistungen, fingierte Stundenkonten, doppelte Abrechnung.
• Korruption — Vorteilsannahme, Vorteilsgewährung, Bestechung im Zusammenhang mit Bewilligungsverfahren oder Kooperationen.
• Diskriminierung und Mobbing — Benachteiligung von Beschäftigten oder Familien wegen Herkunft, Geschlecht, Religion, Behinderung, sexueller Orientierung oder Alter; Mobbing am Arbeitsplatz; sexuelle Belästigung.
• Arbeitsschutz — Verstöße gegen Arbeitszeit-, Arbeitsschutz- oder Unfallverhütungsvorschriften, gefährdende Arbeitsbedingungen.
• Interessenkonflikte — verdeckte private oder geschäftliche Interessen, die die Unabhängigkeit der Leistungserbringung beeinträchtigen.
• Verstöße gegen Verschwiegenheitspflichten gegenüber Familien, Schulen oder Kitas.

Die Meldestelle nimmt auch Hinweise auf begründete Verdachtsmomente entgegen — Sie müssen den Verstoß nicht beweisen. Voraussetzung ist, dass Sie zum Zeitpunkt der Meldung in gutem Glauben annehmen, dass die Information zutrifft (§ 33 Abs. 1 Nr. 2 HinSchG).

3. Wer kann eine Meldung abgeben?

Die Meldestelle steht allen Personen offen, die im beruflichen Kontext Informationen über Verstöße erlangt haben. Dazu gehören insbesondere:

• Aktuelle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (auch in Probezeit, Teilzeit, befristet, geringfügig).
• Ehemalige Beschäftigte, sofern der Hinweis das frühere Beschäftigungsverhältnis betrifft.
• Bewerberinnen und Bewerber, deren Hinweis sich auf das Bewerbungsverfahren bezieht.
• Praktikantinnen, Praktikanten, Auszubildende, ehrenamtlich Tätige.
• Familien und Klientinnen/Klienten, die Leistungen von Wolkenfreie Zeit in Anspruch nehmen.
• Externe Dritte — Kooperationspartner, Lieferanten, Dienstleister, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Kitas, Schulen, Behörden, mit denen wir zusammenarbeiten.

4. Wie kann gemeldet werden?

Sie können Ihren Hinweis auf folgenden Wegen abgeben:

• Per E-Mail an meldestelle@wolkenfreiezeit.com — formlos, mit oder ohne Anhänge.
• Schriftlich per Post an die Meldestelle, Adresse siehe unten. Bitte vermerken Sie auf dem Umschlag „Vertraulich — Hinweisgebermeldung", damit die Sendung ungeöffnet die Meldestelle erreicht.
• Persönliches Gespräch — auf Ihren Wunsch hin findet innerhalb einer angemessenen Frist ein persönliches Treffen statt (§ 16 Abs. 3 HinSchG). Vereinbaren Sie hierfür bitte einen Termin per E-Mail.

5. Was sollte die Meldung enthalten?

Damit wir Ihrem Hinweis gezielt nachgehen können, sind folgende Angaben hilfreich — sie sind keine Pflicht:

• Beschreibung des Sachverhalts — was ist passiert?
• Zeitpunkt und Ort — wann und wo hat sich der Vorfall ereignet?
• Beteiligte Personen — wer ist betroffen, wer hat gehandelt? (Funktion oder Name, soweit bekannt.)
• Belege — Dokumente, Fotos, E-Mails, Notizen, soweit vorhanden und rechtmäßig erlangt.
• Kontaktmöglichkeit — wenn Sie eine Rückmeldung wünschen, eine E-Mail-Adresse oder eine andere sichere Verbindung. Auch eine anonyme Meldung ist möglich (siehe unten).

6. Ablauf nach Eingang der Meldung

• Eingangsbestätigung innerhalb von sieben Tagen, sofern eine Rückmeldung möglich ist (§ 17 Abs. 1 HinSchG).
• Prüfung der Stichhaltigkeit — sachliche Bewertung der Meldung, ggf. Nachfragen, Einsicht in Unterlagen, Gespräche mit Beteiligten.
• Folgemaßnahmen — je nach Sachlage interne Untersuchung, Einleitung disziplinarrechtlicher Schritte, Verbesserung von Prozessen, Abgabe an eine zuständige Behörde.
• Rückmeldung an die hinweisgebende Person über das Ergebnis und ergriffene Maßnahmen — spätestens drei Monate nach der Eingangsbestätigung (§ 17 Abs. 2 HinSchG).

7. Vertraulichkeit und Schutz vor Repressalien

Die Identität der hinweisgebenden Person sowie aller in der Meldung genannten Personen wird streng vertraulich behandelt (§ 8 HinSchG). Der Zugriff auf Meldungen ist ausschließlich auf die mit der Bearbeitung beauftragten und besonders verpflichteten Personen der Meldestelle beschränkt. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, wenn dies gesetzlich zulässig oder erforderlich ist — etwa zur Strafverfolgung.

Hinweisgebende Personen, die Informationen in gutem Glauben melden, sind nach §§ 33 ff. HinSchG vor Benachteiligungen geschützt. Verboten sind insbesondere Kündigung, Abmahnung, Versagung einer Beförderung, Versetzung, schlechtere Beurteilungen, Diskriminierung oder sonstige Repressalien aufgrund einer Meldung.

Wer dennoch eine Benachteiligung erfährt, profitiert nach § 36 HinSchG von einer Beweislastumkehr: Das Unternehmen muss dann beweisen, dass die Benachteiligung nicht mit der Meldung zusammenhängt. Schadensersatzansprüche sind ausdrücklich gesetzlich vorgesehen (§ 37 HinSchG).

Wer wissentlich falsche Informationen meldet, kann hingegen selbst haftbar gemacht werden (§ 38 HinSchG).

8. Anonyme Meldungen

Sie können sich auch anonym an unsere Meldestelle wenden — z. B. über eine eigens eingerichtete E-Mail-Adresse ohne Klarnamen oder per Brief ohne Absender. Wir gehen anonymen Meldungen genauso sorgfältig nach wie offenen Meldungen, sofern der Sachverhalt nachvollziehbar geschildert ist.

Beachten Sie: Bei rein anonymen Meldungen können wir keine Rückfragen stellen und Ihnen keine Eingangsbestätigung oder Rückmeldung zukommen lassen. Wenn Sie eine Rückmeldung wünschen, ohne Ihre Identität offenzulegen, empfiehlt sich die Nutzung einer anonymen E-Mail-Adresse.

9. Was nicht über die Meldestelle läuft

Die Meldestelle ist kein allgemeines Beschwerde- oder Konfliktforum. Bitte wenden Sie sich in folgenden Fällen direkt an die entsprechenden Ansprechpartner:

• Allgemeine Fragen, Lob, Kritik, organisatorische Anliegen — bitte an Ihre Ansprechperson, das Team oder das Sekretariat: kontakt@wolkenfreiezeit.de
• Akute Notfälle, Kindeswohlgefährdung mit unmittelbarer Gefahr — bitte rufen Sie umgehend den Notruf (110/112) oder das zuständige Jugendamt an. Eine spätere Meldung über die Meldestelle ist zusätzlich möglich.
• Persönliche Konflikte ohne Verstoß gegen Recht oder interne Regeln — bitte an Vorgesetzte, Personalabteilung oder ggf. Betriebliches Konfliktmanagement.
• Bewerbungen, Anfragen zu Leistungen, Erstgespräche — bitte über das Kontaktformular oder Bewerben.

10. Datenschutz

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich zur Bearbeitung der Meldung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 10 HinSchG. Die Daten werden vertraulich gespeichert, durch technische und organisatorische Maßnahmen vor unbefugtem Zugriff geschützt und nur an die für die Bearbeitung notwendigen Stellen weitergegeben.

Eingehende Meldungen werden in einer eigens dafür eingerichteten, zugriffsbeschränkten Ablage verwahrt. Sie sind nur den ausdrücklich benannten und zur Verschwiegenheit verpflichteten Bearbeiterinnen und Bearbeitern zugänglich. Eine Verknüpfung mit anderen Personal- oder Klientendaten findet nicht statt.

Dokumentationen werden gemäß § 11 HinSchG drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Detaillierte Informationen entnehmen Sie unserer Datenschutzerklärung.

11. Externe Meldestelle

Zusätzlich zur internen Meldestelle steht Ihnen die externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz zur Verfügung. Sie haben ein Wahlrecht zwischen interner und externer Meldung (§ 7 Abs. 1 HinSchG); ein vorheriger interner Meldeversuch ist nicht erforderlich.

www.bundesjustizamt.de — Externe Meldestelle des Bundes

Für bestimmte Bereiche existieren weitere spezialisierte externe Meldestellen, etwa bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) oder dem Bundeskartellamt.